Jos luet tätä, olet todennäköisesti kiinnostunut yrityksesi sisällöntuotannon ulkoistamisesta, mutta et ole täysin varma siitä, miten se toimii. Me Várrilla luomme sisältöä esimerkiksi asiakkaidemme nettisivuille, sosiaalisiin medioihin, uutiskirjeisiin ja esitteisiin. Asiakkaiden sisältötarpeet ovat yksilöllisiä, joten joka asiakkaan kanssa pyritään luomaan juuri heille parhaiten sopiva sisältösuunnitelma. Jotkut tarvitsevat sisältöpäivitystä koko sivustolle, toiset taas kuukausittaisen artikkelin ja uutiskirjeen. 

Mistä lähdetään liikkeelle

Sinun ajastasi suurin osa tulee kulumaan yhteistyön alussa, jolloin kartoitamme yhdessä, mitä sisältöä yrityksesi oikeasti tarvitsee. Sisältösuunnitelman luomista varten me tutustumme yritykseesi, sen historiaan sekä tulevaisuuden tavoitteisiin. Tutkimme jo olemassaolevaa sisältöä ja vertaamme sitä siihen, mitä kilpailijasi julkaisevat omilla kanavoillaan. Tavoitteenamme on löytää sisältöaukot, eli ne aiheet, joita sinun asiakkaasi kaipaavat, mutta joista kilpailijasi eivät ole vielä kirjoittaneet. Sisällöllä pitää myös pystyä vastaamaan kaikkiin yleisimpiin kysymyksiin, joita asiakkaillasi on. Kynnys kysellä oheispalveluista tai tuotteista voi olla asiakkaalle korkea, joten mitä selkeämmin kaikki asiakkaan tarvitseva tieto löytyy sivuiltasi, sen parempi.

Sisältösuunnitelmaa varten käydään läpi myös yrityksesi kalenterivuosi ja kartoitetaan kaikki messut, kampanjat ja tapahtumat, joista sisällön avulla kerrotaan. Ennakointi on avain myös sisällöntuotannossa: kun tulevien kuukausien sisällöt on valmiiksi kaikkien tiedossa, sinä voit keskittyä tärkeimpään, eli työhösi, ja me huolehdimme sisältöpuolen. On myös hyvä muistaa, että suunnitelmia ei hakata kiveen, joten jos jotain uutta ja ajankohtaista asiaa pitää saada saitille ja kanavoille, suunnitelmasta voi kyllä joustaa.

Miten homma käytännössä toimii

Täysin itsenäisesti emme voi sisältötekstiä tarinoida, vaan sinun tehtäväsi on ohjata meidät yrityksesi eri osaajien luo, jotta voimme haastatella oikeita ihmisiä sisältöä varten. Haastattelut hoituvat helposti etänä niin tietokoneen ääressä kuin puhelimitse, eivätkä ne vie työntekijöiltäsi kallista aikaa, vaan tarvittavat tiedot saadaan hyvin jo varttitunnin porinan aikana. 

Haastattelun pohjalta kirjoitamme vedoksen sisällöstä, johon esimerkiksi artikkelien kohdalla kuluu muutama päivä. Valmis vedos jaetaan haastatellun kanssa, sekä sovitusti esimerkiksi yrityksesi markkinointivastaavan kanssa. He saavat lukea tekstin läpi ja tarkistaa tiedot, korjata mahdolliset asiavirheet ja ehdottaa muita muutoksia. Teksti julkaistaan vasta kun kaikki ovat siihen tyytyväisiä. Tekstin ohessa valmistellaan yleensä myös uutiskirje, jonka avulla artikkelia uutisoidaan niin olemassaoleville- kuin potentiaalisille asiakkaille. Samalla päivitetään myös yrityksesi sosiaaliset mediat.

Etenkin yhteistyön alussa pidämme myös kuukausittaisen palaverin, jossa käymme yhdessä läpi millaista liikennettä sisällöt, uutiskirjeet tai some-päivitykset ovat tuottaneet, ja tarkistetaan tarvitseeko tulevia aiheita tai niiden järjestystä muuttaa. Myös kuukausipalaverit hoituvat helposti etänä tai paikan päällä. Pitempiaikaisten asiakkaidemme kanssa homma on jo sen verran tuttua, että joka kuukausi emme enään erikseen palaveeraa, vaan tapaamiset sovitaan tarpeen mukaan.

Lyhykäisyydessään sisällöntuotannon prosessi sujuu meidän kanssa siis seuraavasti: tekstiä varten haastattelemme aiheen parhaiten tuntevaa, luomme haastattelun pohjalta vedoksen joka annetaan tarkistettavaksi, trakistuksen pohjalta tehdään tarvittavat muutokset, ja hyväksytty teksti julkaistaan sovituilla kanavilla sovittuun aikaan. Koko prosessi alusta loppuun vie noin viikon, mutta esimerkiksi referenssitarinoihin pyrimme varaamaan enemmän aikaa, sillä kiireiset aikataulut useamman yrityksen kesken voivat pitkittää vastausaikoja useilla päivillä, jolloin haastattelujen sopimiseen ja vedosten tarkistamiseen kuluu enemmän aikaa. 

Loppusananen

Näin homma toimii meillä, ainakin kuukausittaisten artikkelisisältöjen suhteen. Teemme me paljon muutakin, kuten projekti-tyylisiä nettisivujen päivityksiä, joissa päivitetään tai käännetään jo olemassa olevaa sisältöä. Meidän kokemuksen mukaan onnistunut sisällöntuotanto perustuu jouhevaan kommunikaatioon ja varmaan, mutta joustavaan suunnitteluun. 

Jos sisällön ulkoistaminen vielä mietityttää, kannattaa käydä kurkkaamassa meidän aiempi juttu ulkoistetun sisällöntuotannon plussista ja miinuksista.