Tiedottaminen ei ole kuollut, vaikka jotkut paatokselliset digimarkkinoijat niin saattavat väittääkin. Tiedottamisesta on vain tullut yksi viestinnän oksista digimarkkinoinnin hyvän ja pahan tiedon puussa. Toimittajien lisäksi tiedotteilla tavoitellaan myös muita mediavaikuttajia, kuten bloggareita ja heitä kaikkia yhdistää työn hektisyys, jolloin aikaa tutkivalle journalismille jää vähemmän ja tarvittavat faktat hankitaan nopeinta ja helpointa reittiä. Kun tämän muutoksen on sisäistänyt, ymmärtää myös tarpeen tiedotteen sisällön muuttumiselle.
Ensivaikutelma on tärkein
Tiedotteen otsikko on usein myös sähköpostitse välitettävän viestin otsikko. Siksi sen tulee olla informatiivinen, tiivis ja houkutteleva. Vaikka toimittajat itse tuottavat klikkiotsikoita, he samalla väittävät välttävänsä niitä sähköpostien kohdalla. Käytäntö osoittaa kuitenkin toisin, ja hyvin otsikoidut tiedotteet, jotka lupaavat jotain uutta, raikasta ja mullistavaa itse tekstissä tulevat huomioiduksi paremmin. Älä silti sorru liioitteluun “Yritys A laajensi toimintaansa – mitä seuraavaksi tapahtui, sai meidät haukkomaan henkeämme” -tyyliin. Mieti, minkälainen otsikko saisi sinut lukemaan artikkelin kokonaan ja toteuta se.
Puhu kansankielellä
Vaikka insinöörityön taidonnäytteesi olisikin maailmaa mullistava tekijä ja numerot ja graafit sen takana sen todistavat, ei se valitettavasti ole valtaväestölle kovin kiinnostavaa tietoa. Heitä kiinnostavat muut, käytännöllisemmät asiat, eikä heillä ole aikaa tai halua tulkita numeroita ja kaivella tietoa niiden seasta. Mieti jo valmiiksi “minkä ongelman tämä ratkaisee?” tai “mitä merkitystä tällä on?”. Kun osaat pukea sen sanoiksi, parannat tiedotteesi läpäisykykyä huomattavasti.
Käytä sitaatteja
Jos kirjoitat tiedotteesi hyvin, se on jo valmiiksi julkaisukelpoinen, eli valmiin artikkelin mukainen. Kuten yllä mainittiin, toimittajien työ on hektistä, eikä heillä ole aina aikaa syväluotaaviin haastatteluihin, eikä välttämättä sinullakaan. Sisällyttämällä tiedotteeseen sitaatteja, annat toimittajille julkaisuvalmiin jutun, joka vaikuttaa siltä, että tiedottavan tahon edustajaa on haastateltu kahden kesken, mikä puolestaan pönkittää itse median asiantuntijuutta. Aidon henkilön antamat kommentit tuovat myös kaivatun ripauksen inhimillisyyttä tiedotteeseen, jolloin vältytään jargonin täyttämältä tilastotiedotteelta.
Lisää kuvia
Kuinka monessa lehtijutussa olet nähnyt kuvituskuvana mainoksen tai screenshotin excel-kaaviosta? Voit käyttää niitä avaamaan tiedotteen taustoja toimittajille, mutta muuta hyötyä niistä ei ole. Sen sijaan dynaamiset kuvat, joissa tapahtuu jotain ovat huomattavasti houkuttelevampia ja tarjoavat jälleen toimittajille valmista kuvamateriaalia valmista juttua varten. Myös tiedotteessa siteeratun henkilön kuva (mielellään myös dynaaminen eikä pelkkä passikuva) tukee itse sisältöä ja päätyy monesti printtiin tai digiin asti. Mieti tiedote siis kokonaisuutena, älä irrallisten tiedonmurujen kollaasina.
Kohdenna oikein
Kohdentaminen on nykypäivän tietotulvassa elintärkeä seikka, joka täytyy muistaa myös tiedottaessa. Jos päätät jaella uutisesi kaikille kontakteillesi, päädyt antamaan hyödyllistä tietoa 20 prosentille ja ärsyttämään 80 prosenttia. Jos jatkossa haluat tavoittaa tuon 80 % toisella tiedotteellasi, olet heikoilla jäillä, sillä heille on muodostunut sinusta jo valmiiksi kuva turhan tiedon tuputtajana, eivätkä he välttämättä edes avaa tiedotettasi. Ole siis rehellinen itsellesi ja mieti, ketä uutisesi voisi aidosti kiinnostaa. Urheilutoimittaja ei käytä työpäiväänsä pörssiuutisten parissa, vaikka hän vapaa-ajallaan olisikin aktiivinen sijoittaja. Hän tekee työtään ja tiedotteet ovat iso osa sitä, joten auta häntä tekemään työnsä paremmin sen sijaan, että häiritset häntä turhalla informaatiolla. Oikealle henkilölle kohdistettu tiedote on hänelle kultaakin kalliimpi ja nopein todistamamme tiedotteen julkaisu journalistisessa mediassa on tapahtunut minuuttien sisällä tiedotteen lähettämisestä.
Hyvät lainaavat, parhaat varastavat
Lue paljon muiden julkaisijoiden tiedotteita. Oman toimialan asioille voi tulla sokeaksi, joten suosittelemme lukemaan jonkin aivan toisenlaisen toimialan tiedotteita, jotta huomaisit selvemmin, minkälaiset tiedotteet ovat sinusta kiinnostavia. Tutkaile otsikointia, tiedotteen kieltä ja yleistä tunnelmaa. Jos luit tiedotteen loppuun ja koet saaneesi uutta, kiinnostavaa tietoa, on edessäsi hyvä esimerkki myös omalle tiedotteellesi. Monen tiedotejakeluportaalin kautta voi myös tilata tiedotteita sähköpostiin itseä kiinnostavilta toimialoilta täysin ilmaiseksi. Kun käytät riittävästi aikaa ja ajatusta tiedotteiden lukemiseen ja niiden kirjoittamiseen, kehityt nopeasti hyväksi tiedottajaksi, jonka tiedotteiden avausprosentit kasvavat kasvamistaan!
